Handwerker und Steuervorteile beim Essen

Absolut! Handwerker und die steuerliche Absetzbarkeit von Mahlzeiten sind ein Thema, das oft Fragen aufwirft. Die Kurzversion vorweg: Ja, Mahlzeiten können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden, aber es gibt wichtige Regeln und Grenzen zu beachten. Es ist selten ein „Rundum-sorglos-Paket“, sondern eher eine Frage der genauen Umstände.

Wenn Sie als Handwerker im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit außerhalb Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte unterwegs sind, spricht man steuerlich von einer Auswärtstätigkeit. Der Gesetzgeber erkennt an, dass Sie in dieser Zeit höhere Kosten für Ihre Verpflegung haben, als wenn Sie zu Hause essen könnten. Diesen zusätzlichen Aufwand nennt man Verpflegungsmehraufwand (VMA). Es geht also nicht darum, Ihre normalen Essenskosten abzusetzen, sondern die Mehrkosten, die durch die Auswärtstätigkeit entstehen.

Was ist eine Auswärtstätigkeit?

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig werden. Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, an dem Sie typischerweise Ihre Arbeit verrichten, beispielsweise Ihre Werkstatt oder Ihr Büro. Sobald Sie diesen Ort verlassen, um Kunden aufzusuchen, auf Baustellen zu arbeiten oder an Weiterbildungen teilzunehmen, befinden Sie sich auf Auswärtstätigkeit. Die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählt nicht als Auswärtstätigkeit.

Pauschbeträge statt Einzelnachweise

Das Finanzamt macht es Ihnen hier relativ einfach: Anstatt jeden einzelnen Kassenbon für jede Brezel, jedes belegte Brötchen oder jedes Mittagessen sammeln zu müssen, gibt es Pauschbeträge. Diese sind gestaffelt nach der Dauer Ihrer Abwesenheit von Ihrer Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte. Das spart sowohl Ihnen als auch dem Finanzamt viel Papierkram. Diese Pauschbeträge sind dafür gedacht, die höheren Kosten für Essen und Trinken während Ihrer Abwesenheit abzudecken.

Aktuelle Pauschbeträge (Deutschland)

Die Pauschbeträge passen sich von Zeit zu Zeit an. Es ist daher immer ratsam, die aktuellen Werte zu prüfen. Aktuell (Stand 2024) gelten in Deutschland folgende Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand:

• Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Abwesenheit von 24 Stunden (ganztägig): 28 Euro
• An- oder Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten (unabhängig von der Dauer): 14 Euro

Diese Beträge sind fix und werden unabhängig von den tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt. Das bedeutet, selbst wenn Sie weniger ausgegeben haben, können Sie den Pauschbetrag ansetzen. Haben Sie mehr ausgegeben, können Sie trotzdem nur den Pauschbetrag geltend machen.

Wie oft kann VMA angesetzt werden?

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand können für dieselbe Auswärtstätigkeit maximal für die ersten drei Monate in voller Höhe geltend gemacht werden. Danach greift die sogenannte Dreimonatsfrist. Hintergrund ist, dass der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Sie sich nach drei Monaten an die neuen örtlichen Gegebenheiten angepasst haben und dann wieder niedrigere Kosten für Ihre Verpflegung anfallen. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist von neuem.

Geschäftsessen und Bewirtungskosten: Was ist anders?

Neben dem Verpflegungsmehraufwand, der Ihre eigenen Kosten abdeckt, gibt es noch die Bewirtungskosten. Diese entstehen, wenn Sie Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten zu einem Essen einladen. Hier sind die Regeln deutlich strenger und die steuerliche Abzugsfähigkeit begrenzt.

Definition von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und andere Genussmittel, die Sie im Rahmen einer geschäftlichen Veranlassung für Dritte aufwenden. Das heißt, es muss ein geschäftlicher Anlass vorliegen und es darf sich nicht um Ihre eigenen „normalen“ Mahlzeiten handeln, die Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit ohnehin gehabt hätten. Ein reines Arbeitsessen unter Kollegen, ohne Bezug zu externen Geschäftspartnern, zählt in der Regel nicht als Bewirtungsleistung im steuerlichen Sinne.

Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten

Im Gegensatz zum Verpflegungsmehraufwand, der in voller Höhe (bis zum Pauschbetrag) abgesetzt werden kann, sind Bewirtungskosten nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Das bedeutet, 30 % der Kosten müssen Sie immer selbst tragen und können diese nicht steuerlich geltend machen. Die Mehrwertsteuer, die auf den bewirteten Betrag entfällt, ist jedoch zu 100 % abzugsfähig, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Was ist ein „angemessener Rahmen“?

Das Finanzamt achtet darauf, dass die Bewirtungskosten in einem „angemessenen Rahmen“ bleiben. Überteuerte Luxusessen ohne klaren geschäftlichen Nutzen werden kritisch hinterfragt. Es muss eine nachvollziehbare Relation zwischen dem Anlass der Bewirtung und den aufgewendeten Kosten bestehen. Ein Geschäftsessen in einem durchschnittlichen Restaurant ist in der Regel unproblematischer als ein Fünf-Sterne-Menü, dessen Kosten den Anlass unangemessen übersteigen.

Die Bedeutung des Bewirtungsbelegs

Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist essenziell. Ohne diesen gibt es keinerlei Abzugsfähigkeit. Er muss folgende Angaben enthalten:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Teilnehmer der Bewirtung (mit Namen und Firma der bewirteten Personen, nicht nur „Kunde“)
• Anlass der Bewirtung (muss geschäftlich sein und ausführlich beschrieben werden, zum Beispiel „Besprechung Projekt X“, „Verhandlung Vertrag Y“, „Pflege der Geschäftsbeziehung“)
• Höhe der Aufwendungen (Brutto und Netto)
• Unterschrift des Bewirtenden

Wichtig ist auch, dass der Beleg maschinell erstellt sein muss (Kassenbon). Handschriftliche Belege sind in der Regel nicht ausreichend. Die oben genannten Angaben (Teilnehmer, Anlass etc.) können Sie handschriftlich auf der Rückseite des Kassenbons vermerken.

Der Unterschied zwischen Dienstreise und erster Tätigkeitsstätte

Für die steuerliche Behandlung von Mahlzeiten ist die korrekte Einordnung Ihrer Arbeitsorte entscheidend. Es gibt grundlegende Unterschiede zwischen einer „ersten Tätigkeitsstätte“ und einer „Dienstreise“ (Auswärtstätigkeit).

Definition der „ersten Tätigkeitsstätte“

Die erste Tätigkeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit. Dort sind Sie in der Regel dauerhaft oder regelmäßig tätig und verbringen einen wesentlichen Teil Ihrer Arbeitszeit. Dies kann die Werkstatt Ihres Arbeitgebers, das Büro oder auch ein Betriebsgelände sein. Für Handwerker im Angestelltenverhältnis ist dies oft der Betriebshof. Für Selbstständige ist es meist die Betriebsstätte, z.B. ihre Werkstatt. Das Finanzamt prüft hierbei mehrere Faktoren:

• Quantitativer Gesichtspunkt: Verbringen Sie dort über einen längeren Zeitraum mehr als ein Drittel Ihrer regelmäßigen Arbeitszeit?
• Qualitativer Gesichtspunkt: Arbeiten Sie dort dauerhaft und unbefristet? Haben Sie dort einen festen Arbeitsplatz?

Wenn keine dieser Bedingungen zutrifft, kann es sein, dass Sie gar keine „erste Tätigkeitsstätte“ haben, was sich auf die Reisekosten auswirken kann.

Was keine erste Tätigkeitsstätte ist

Baustellen, Projektorte oder Kundenbesuche, die nur für eine begrenzte Zeit aufgesucht werden, gelten in der Regel nicht als erste Tätigkeitsstätte. Auch wenn Sie dort über mehrere Wochen oder Monate arbeiten, kann es sein, dass es sich weiterhin um eine Auswärtstätigkeit handelt. Die Abgrenzung ist hier manchmal knifflig und führte in der Vergangenheit zu vielen gerichtlichen Auseinandersetzungen. Für die VMA-Ansetzung ist wichtig, dass diese nur bei Auswärtstätigkeiten anfallen.

Folgen bei fehlender erster Tätigkeitsstätte

Sollten Sie keine feste erste Tätigkeitsstätte haben (z.B. als Monteur, der ständig wechselnde Baustellen anfährt und nie an einen festen Ort zurückkehrt), gelten alle Fahrten als Dienstreisen. Das wiederum kann steuerliche Vorteile bei den Fahrtkosten bringen, hat aber keine Auswirkung auf die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand, diese bleiben gleich.

Mahlzeiten des Arbeitnehmers: Was der Chef zahlen kann

Wenn Sie als Handwerker angestellt sind, ergeben sich für Sie andere Möglichkeiten und Regelungen, wie Mahlzeiten steuerlich behandelt werden können. Hier spielt oft Ihr Arbeitgeber eine Rolle.

Erstattung des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber

Ihr Arbeitgeber kann Ihnen den entstandenen Verpflegungsmehraufwand steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Erstattet er Ihnen die Pauschbeträge in voller Höhe, ist das für Sie ideal, da Sie dann keinerlei Abzüge haben und sich nicht selbst um die Geltendmachung in Ihrer Einkommensteuererklärung kümmern müssen.

• Steuerfreier Betrag: Der Arbeitgeber kann Ihnen genau die gleichen Pauschbeträge erstatten, die Sie auch selbst in Ihrer Steuererklärung ansetzen könnten.
• Übersteigende Erstattungen: Zahlt Ihnen der Arbeitgeber mehr als die gesetzlichen Pauschbeträge, ist der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig, als wäre es normaler Arbeitslohn.
• Niedrigere Erstattungen: Zahlt der Arbeitgeber weniger als die Pauschbeträge, können Sie die Differenz selbst in Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Sachbezugswert bei Mahlzeiten vom Arbeitgeber

Bietet Ihr Arbeitgeber Ihnen auf einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit an (z.B. stellt er ein Mittagessen zur Verfügung oder bezahlt es direkt), und die Kosten dieser Mahlzeit überschreiten den sogenannten Sachbezugswert, muss dieser steuerlich berücksichtigt werden. Der Sachbezugswert ist ein vom Gesetzgeber festgelegter Wert für bestimmte Sachleistungen.

• Sachbezugswert 2024: Für eine Mahlzeit (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) beträgt der Sachbezugswert in Deutschland derzeit:
• Frühstück: 2,17 Euro
• Mittagessen: 4,13 Euro
• Abendessen: 4,13 Euro
• Anrechnung auf VMA: Wenn Ihnen der Arbeitgeber eine Mahlzeit stellt, müssen die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden. Das ist wichtig, um eine Doppelbegünstigung zu vermeiden.
• Frühstück: Kürzung des VMA um 20 % des vollen Tagessatzes (28 Euro * 20 % = 5,60 Euro)
• Mittag- oder Abendessen: Kürzung des VMA um 40 % des vollen Tagessatzes (28 Euro * 40 % = 11,20 Euro)

Ein kleines Beispiel: Sie sind 24 Stunden unterwegs und hätten Anspruch auf 28 Euro VMA. Ihr Arbeitgeber spendiert Ihnen jedoch das Mittagessen. Dann reduziert sich Ihr Anspruch auf VMA auf 28 Euro – 11,20 Euro = 16,80 Euro. Diesen Betrag können Sie dann geltend machen oder vom Arbeitgeber erstattet bekommen.

Die „14 Euro-Grenze“ bei Mahlzeiten mit Sachbezugswert

Eine wichtige Vereinfachungsregelung besagt: Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt, die den Sachbezugswert übersteigen (also teurer sind als z.B. 4,13 Euro für das Mittagessen), aber nicht mehr als 60 Euro pro Mahlzeit kosten, und der Arbeitnehmer auf der Auswärtstätigkeit ist, muss der Arbeitgeber lediglich den Sachbezugswert versteuern. Das ist für den Arbeitnehmer vorteilhaft, da er keine Lohnsteuer auf den tatsächlichen Wert zahlen muss. Die Kürzung des VMA findet aber trotzdem statt. Kostet die Mahlzeit mehr als 60 Euro, ist der komplette Wert als Arbeitslohn zu versteuern (abzüglich des VMA, der dennoch gekürzt werden muss).

Selbstständige und Unternehmer: Worauf zu achten ist

Als selbstständiger Handwerker oder Unternehmer gelten für Sie im Grunde dieselben Regeln bezüglich des Verpflegungsmehraufwands wie für Angestellte. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie die Pauschbeträge direkt als Betriebsausgaben in Ihrer Steuererklärung geltend machen, anstatt sie vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen.

Der Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe

Für jede Auswärtstätigkeit, die die Kriterien erfüllt (Abwesenheit von der Betriebsstätte, Fristen), können Sie die oben genannten Pauschbeträge als Betriebsausgabe ansetzen. Dies mindert Ihren steuerpflichtigen Gewinn. Die Dokumentation ist hier der Schlüssel: Sie müssen nachweisen können, wann, wohin und wie lange Sie unterwegs waren.

Notwendige Dokumentation für Selbstständige

Auch wenn Sie keine einzelnen Belege für Speisen und Getränke sammeln müssen, ist eine lückenlose Dokumentation Ihrer Auswärtstätigkeiten unerlässlich. Führen Sie ein Fahrtenbuch oder detaillierte Aufzeichnungen, die folgendes enthalten:

• Datum der Reise
• Uhrzeit des Beginns und Endes der Abwesenheit (von der Wohnung / Betriebsstätte)
• Reiseziel und Zweck der Reise
• Die Anzahl der Tage und damit die Berechnung der VMA-Pauschalen

Diese Aufzeichnungen dienen dem Finanzamt als Nachweis für die Geltendmachung des Verpflegungsmehraufwands. Eine formlose Tabelle oder eine App sind hierfür meist ausreichend, solange alle relevanten Informationen enthalten sind.

Übernachtungskosten separat absetzen

Verwechslen Sie den Verpflegungsmehraufwand nicht mit Übernachtungskosten. Wenn Sie auf einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit sind und in einem Hotel oder einer Pension übernachten müssen, können Sie die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten (ohne Frühstück) in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen. Hierfür benötigen Sie den entsprechenden Beleg des Hotels.

• Wichtig: Falls das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen ist und auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen wird, müssen Sie den Sachbezugswert für das Frühstück (2,17 Euro) von den gesamten Übernachtungskosten abziehen und diesen Betrag dann vom VMA-Pauschbetrag für den betreffenden Tag abziehen (Kürzung um 20 % des vollen Tagessatzes, also 5,60 Euro). Wird das Frühstück auf der Rechnung separat ausgewiesen, können Sie es direkt als Betriebsausgabe buchen und die VMA-Kürzung vornehmen.

Umsatzsteuer bei Bewirtungskosten für Unternehmer

Als Unternehmer sind Sie in der Regel zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet, die auf den Bewirtungsbelegen ausgewiesene Umsatzsteuer können Sie sich vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten lassen, sofern der Beleg alle notwendigen Kriterien erfüllt und die Bewirtung geschäftlich veranlasst war. Das gilt auch für den Teil der Bewirtungskosten, der nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig ist (die 30 %). Die Vorsteuer ist immer zu 100 % abziehbar.

Häufige Fehler und Tipps zur Vermeidung

In der Praxis gibt es immer wieder Stolperfallen, wenn es um die steuerliche Geltendmachung von Mahlzeiten geht. Ein paar grundlegende Hinweise können Ihnen helfen, Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Unzureichende Dokumentation

Der häufigste Fehler ist eine mangelhafte Dokumentation. Egal, ob es um den Verpflegungsmehraufwand oder Bewirtungskosten geht: Ohne den korrekten Nachweis gibt es keine steuerliche Anerkennung.

• Tipp VMA: Führen Sie eine Liste oder nutzen Sie eine App, um Ihre Abwesenheitszeiten genau zu erfassen. Ein einfacher Kalendereintrag mit Start- und Endzeit sowie dem Tätigkeitsort ist oft schon ausreichend.
• Tipp Bewirtung: Füllen Sie den Bewirtungsbeleg sofort nach dem Essen aus. Im Nachhinein vergisst man oft Details zu Anlass oder Teilnehmern. Kleben Sie die Belege auf ein Blatt Papier und vermerken Sie die notwendigen Zusatzinformationen sauber.

Verwechslung von Eigen- und Fremdbewirtung

Viele verwechseln den VMA für ihre eigenen Kosten mit Bewirtungskosten für Dritte. Das führt zu falschen Ansätzen und Ärger bei der Prüfung.

• VMA: Ihre eigenen erhöhten Kosten auf Dienstreise. Pauschbeträge, keine Einzelbelege nötig, 100 % abzugsfähig (bis Pauschale).
• Bewirtungskosten: Kosten für Essen mit Geschäftspartnern. Einzelbelege mit detaillierten Angaben nötig, nur 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig, aber 100 % Vorsteuerabzug.

Missachtung der Dreimonatsfrist

Gerade bei längeren Baustellenprojekten wird die Dreimonatsfrist für den Verpflegungsmehraufwand oft vergessen. Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit am selben Ort fällt der Anspruch auf VMA weg.

• Tipp: Achten Sie auf die Dauer Ihrer Auswärtstätigkeiten am selben Ort. Planen Sie gegebenenfalls eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen ein, falls dies organisatorisch möglich ist, um die Frist zurückzusetzen.

Fehlerhafte Angaben auf Bewirtungsbelegen

Kleine Fehler auf Bewirtungsbelegen können zur Nichtanerkennung führen.

• Tipp: Prüfen Sie den Beleg nach Erhalt auf Vollständigkeit und Korrektheit (Datum, Betrag, Art der Leistung, Umsatzsteuer). Ergänzen Sie umgehend die erforderlichen Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Achten Sie darauf, dass der Restaurantname und die Adresse gut lesbar sind.

Private Mahlzeiten als Betriebsausgaben absetzen wollen

Ihre normalen täglichen Essenskosten sind Privatsache und nicht abzugsfähig. Der Verpflegungsmehraufwand ist nur für die Mehrkosten gedacht, die durch die Auswärtstätigkeit entstehen.

• Tipp: Seien Sie ehrlich zu sich selbst und dem Finanzamt. Versuchen Sie nicht, private Ausgaben als betrieblich notwendig zu verkaufen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass „Handwerker und Steuervorteile beim Essen“ ein Feld ist, das durchaus Potenzial zur Steuerersparnis bietet, aber gleichzeitig eine sorgfältige und korrekte Anwendung der Regeln erfordert. Wenn Sie die Unterschiede zwischen Verpflegungsmehraufwand und Bewirtungskosten verstehen, Ihre Dokumentation gewissenhaft führen und die Pauschbeträge sowie Fristen kennen, sind Sie gut aufgestellt. Im Zweifelsfall ist ein kurzer Austausch mit Ihrem Steuerberater immer die beste Wahl.

FAQs

Was sind Steuervorteile für Handwerker in Bezug auf Essen?

Handwerker können unter bestimmten Voraussetzungen Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen, wenn sie auswärts tätig sind. Dazu zählen beispielsweise Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen.

Welche Voraussetzungen müssen Handwerker erfüllen, um Steuervorteile für Essen zu erhalten?

Um Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen zu können, müssen Handwerker nachweisen, dass sie auswärts tätig sind und sich nicht an ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte befinden. Zudem müssen sie die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung nachweisen können.

Welche Belege müssen Handwerker für die steuerliche Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwendungen vorlegen?

Handwerker müssen Belege wie Quittungen oder Rechnungen vorlegen, um die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung nachzuweisen. Zudem ist es ratsam, ein Fahrtenbuch zu führen, um die auswärtigen Tätigkeiten nachzuweisen.

Gibt es Höchstgrenzen für die steuerliche Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwendungen?

Ja, es gibt gesetzlich festgelegte Höchstgrenzen für die steuerliche Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwendungen. Diese variieren je nach Dauer und Ort der auswärtigen Tätigkeit.

Welche weiteren steuerlichen Vorteile können Handwerker in Bezug auf Essen in Anspruch nehmen?

Neben Verpflegungsmehraufwendungen können Handwerker auch die Kosten für Arbeitskleidung, Werkzeuge und Arbeitsmittel steuerlich geltend machen. Zudem können sie unter bestimmten Voraussetzungen die Vorsteuer für betrieblich veranlasste Verpflegungskosten geltend machen.